1. REKISTERINPITÄJÄ
Yrityksen nimi: Oulun Pysäköinti Oy
Yrityksen osoite: Kauppurienkatu 24 A 3, 90100 OULU
Yrityksen Y-tunnus: 0728027-9
Sähköposti rekisterikyselyille: asiakaspalvelu@oulunpysakointi.fi
2. YHTEYSTIEDOT REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Oulun Pysäköinti Oy
Puh. 010 425 4000
asiakaspalvelu@oulunpysakointi.fi
3. REKISTERIN NIMI
Oulun Pysäköinti Oy:n pysäköinti- ja asiakasrekisteri sekä tallentava videovalvontajärjestelmärekisteri.
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Oulun Pysäköinti Oy:n ja asiakkaan välisen asiakassuhteen tehokas ja laadukas hoitaminen, hallinta ja ylläpito, asiakassopimuksen, laskutustietojen ja käyttöoikeuksien hallinta, asiakastapahtumien varmentaminen, asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen sekä asiakasviestintä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
a) Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen sekä kehittäminen
b) Pysäköintisopimuksien ja pysäköintioikeuksien hallinta sekä laskutus
c) Pysäköintioikeuksien tarkistaminen (ja pysäköinninvalvonta)
d) Reklamaatioiden käsittely
e) Muu asiakassuhteiden hoito
Ajoneuvojen rekisteritunnuksia käsitellään myös asiakkaan pysäköintitapahtuman veloituksen kohdentamiseen kyseiselle asiakkaalle, minkä lisäksi niihin perustetaan pääsyoikeustarkastus ja niiden avulla ohjataan kulunvalvontalaitteita ja tehdään asiakkaan sisään- ja ulosajo pysäköintikohteeseen sujuvammaksi. Ajoneuvon rekisteritunnusta voidaan myös käyttää pysäköinninvalvonnassa pysäköintioikeuden tarkastamiseen ja pysäköintitapahtuman kohdentamiseen asiakkaalle.
Rekisterin henkilötietoja voidaan käyttää myös pysäköintipalvelun yhteydessä ilmenneiden väärinkäytöstilanteiden selvittämiseen.
Henkilötietojen käsittely perustuu kansalliseen lainsäädäntöön ja EU:n tietosuoja-asetukseen (General Data Protection Regulation, GDPR). Henkilötietojen käsittelyperusteina ovat asiakkaan antama suostumus, asiakkaan ja Oulun Pysäköinti Oy:n välinen sopimus sekä asiakkaan asiakassuhteeseen perustuva Oulun Pysäköinti Oy:n oikeutettu etu.
Henkilötietoja käsitellään vain siltä osin kuin se on tarpeellista rekisterinpitäjän liiketoiminnan kannalta ja palveluiden tarjoamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn perustuessa asiakkaan suostumukseen, on asiakkaalla koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta käsittelyn lainmukaisuuteen ennen peruutusta.
Tallentavan videovalvontajärjestelmän tarkoitus on:
a) Työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen
b) Omaisuuden suojaaminen
c) Tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvominen
d) Turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen sekä rikosten estäminen ja selvittäminen
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA KÄSITTELYPERUSTEET
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään Oulun Pysäköinti Oy:n asiakkaista, jotka luovuttavat henkilötietojaan lähettäessään sähköpostia, palautetta, solmiessaan pysäköintisopimuksen Oulun Pysäköinti Oy:n kanssa tai tekevät ostoksia verkkokaupassa. Henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteen ja/tai asiakassuhteen syntymiselle. Ilman tarvittavia tietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.
Sopimuksen ja asiakkaan suostumuksen perusteella rekisteriin talletetaan ostetun tuotteen/palvelun käytön edellyttämiä henkilötietoja. Näitä ovat asiakkaan ilmoittamien ajoneuvojen rekisteritunnukset, jotka yhdistetään asiakkaan ilmoittamaan asiakkaan nimeen, osoitteeseen, puhelinnumeroon, sähköpostiosoitteiseen sekä asiakkaan tilaamiin ja käyttämiin palveluihin, tuotteisiin sekä tilaus-, laskutus- ja maksutietoihin. Yritysasiakkaiden osalta rekisteriin tallennetaan yrityksen y-tunnus ja yhteyshenkilön yhteystiedot.
Sopimuksen ja asiakkaan suostumuksen perusteella käyttäjiltä kerätään lisäksi mahdollisesti valokuvia pysäköintiin käytettyjen ajoneuvojen rekisteritunnuksista teknisesti kameratekniikalla sekä pysäköintitapahtuman ajaksi että pysäköintitapahtumalokiin tallennettaviksi. Näitä tietoja käytetään kulunvalvonnan ohjaamiseksi ja asiakkaan tunnistamiseksi. Lisäksi pysäköintitapahtumasta kerätään tiedot käytetystä pysäköintilaitoksesta tai -alueesta sekä pysäköinnin aloitus- ja lopetusajankohdasta. Rekisteritunnusta käytetään myös kohdentamaan pysäköintitapahtuman veloitus kyseiselle asiakkaalle.
Rekisteri sisältää myös viestinnän ja asiakaspalvelun toteuttamiseen liittyviä tietoja, kuten sähköpostikeskustelut.
Asiakkaan nimeä ja yhteystietoja, asiakkaan ajoneuvojen rekisteritunnuksia, ajoneuvojen pysäköintejä koskevia tietoja ja asiakkaan tilaus-, laskutus- ja maksutietoja sekä sähköpostikeskusteluja voidaan myös rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella käsitellä Oulun Pysäköinti Oy:n kehittämistarkoituksissa tai rekisterinpitäjän oikeudellisen aseman turvaamiseksi.
Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi voidaan myös käsitellä henkilötietoja, kuten esimerkiksi asiakkaan maksutapahtumia koskevia tietoja kirjanpitolain edellyttämissä määrin.
Luovuttamalla henkilötietojansa Oulun Pysäköinti Oy:lle asiakas hyväksyy sen, että tietoja käytetään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Videovalvontajärjestelmään tallennetaan videokuvaa pysäköintilaitoksen tapahtumista (henkilöistä ja autoista). Videovalvontarekisteri muodostuu videovalvontajärjestelmän digitaalisista videotallenteista.
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisterin säännönmukaisena ja pääasiallisena tietolähteenä ovat asiakkailta itseltään kerättävät tiedot. Sopimus- ja verkkokaupan asiakkaiden osalta henkilö- ja ajoneuvotiedot kerätään sopimuksen solmimisen/palvelun käytön yhteydessä rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi asiakastietoja voidaan myös kerätä asiakkaalta itseltään puhelimitse, palautus- ja palautelomakkeella, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla.
Asiakastietoja voidaan kerätä myös ohjelmallisten evästeiden tai teknisten laitteiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.
Lyhytaikaispysäköinnissä väärinkäytösepäilyjen yhteydessä ajoneuvon omistajan ja haltijan yhteystiedot voidaan kerätä Traficomin ylläpitämästä ajoneuvoliikennerekisteristä.
Tallentava videovalvontajärjestelmä: kts. kohdat 4 ja 5.
7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille suoramarkkinointitarkoituksiin eikä mielipide- ja markkinatutkimuksiin tai muihin vastaaviin selvityksiin. Tilastollisia palvelun käyttötietoja ja asiakastietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille sellaisessa muodossa, jossa niistä ei voida tunnistaa yksilöllisiä henkilötietoja.
Ajoneuvon rekisteritunnus voidaan tarvittaessa luovuttaa pysäköinninvalvontaan ajoneuvon pysäköintioikeuden voimassaolon selvittämiseksi ja Traficomille ajoneuvon tietojen ja omistajan tai haltijan osoitetietojen selvittämiseksi (ilkivalta tai väärinkäytös).
Rekisteriin tallennettuja tietoja voidaan luovuttaa Suomessa toimivien perintätoimistojen käytettäväksi saatavien perimiseksi.
Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa myös vakuutusyhtiöille tai viranomaisille, mikäli lainsäädäntö velvoittaa meitä luovuttamaan tiedot, esimerkiksi petoksen tai muun laittoman toimen ehkäisemiseksi tai tutkimiseksi. Voimme luovuttaa rekisterin tietoja myös muille tahoille toimivaltaisen tuomioistuimen määräyksestä.
Henkilötietoja ei luovuteta muutoin kuin edellä mainitussa tarkoituksessa, ellei lainsäädännöstä muuta johdu.
8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Rekisterien tietoja ei siirretä/luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. EVÄSTEET
Kts. Evästeet – Oulunpysakointi.fi
10. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Asiakkaan henkilötietoja säilytetään vain käsittelyn tarkoituksen edellyttämä aika tai niin kauan kuin laki rekisterinpitäjältä sitä edellyttää. Yleisesti asiakkaan antamat henkilötiedot säilytetään asiakassuhteen päättymiseen saakka.
Asiakassuhteen päättyessä tai asiakkaan esittäessä rekisterinpitäjälle henkilötietojensa poistopyynnön, henkilötiedot poistetaan ja pysäköintitapahtumia koskevat tiedot anonymisoidaan. Tietoja säilytetään kuitenkin tätä pidempään siltä osin kuin lainsäädäntö (kuten kirjanpitolaki) tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu (kuten rekisterinpitäjän maksusaatavia koskevan oikeusvaateen esittäminen) sitä edellyttää. Anonymisoituja tietoja voidaan säilyttää toistaiseksi.
Tallentavan videovalvontajärjestelmän tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi, kuitenkin keskimäärin 14 vrk:n ajan. Erityisen syyn vuoksi tallenteita voidaan säilyttää pidempään.
11. REKISTERIEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilötietojen luottamuksellisuus on meille tärkeää. Olemme toteuttaneet asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä.
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joiden toimenkuvaan rekisterien käyttö kuuluu. Tällaisia ovat esim. asiakaspalvelussa, teknisessä huollossa, vartioinnissa ja laskutuksessa työskentelevät henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Paperimuotoiset asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin henkilötietoihin.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
Jos turvatoimista huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti kielteinen vaikutus rekisteröityjen tietosuojaan, ilmoitamme loukkauksesta mahdollisimman pian toimivaltaisille viranomaisille sekä asianomaisille rekisteröidyille, jos sovellettava tietosuojalainsäädäntö tätä edellyttää.
12. TARKASTUSOIKEUS, TIETOJEN KORJAAMINEN JA VALITUSOIKEUS
Asiakkaalla on oikeus saada pääsy omiin rekisterissä oleviin tietoihinsa veloituksetta kerran vuodessa. Tätä useammin tapahtuvasta tarkastusoikeuden käytöstä rekisterinpitäjä saa periä siitä aiheutuvan kohtuullisen ja välittömät kustannukset kattavan korvauksen. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee toimittaa edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Ennen tietojen luovutusta asiakkaan henkilöllisyys tarkastetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta tai toteutetaan muut vaadittavat toimenpiteet sen varmistamiseksi, että tietoja ei luovuteta muulle taholle kuin asiakkaalle itselleen.
Jos asiakas havaitsee, että rekisteissä olevat henkilötiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai niitä on käsitelty rekisterin käyttötarkoituksen tai soveltuvan lainsäädännön vastaisesti, asiakas voi edellä mainittua sähköpostiosoitetta käyttäen pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan, estämään, rajoittamaan tai poistamaan kyseiset henkilötiedot.
Henkilötietojen käsittelyn perustuessa asiakkaan suostumukseen, voi asiakas koska tahansa peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle sähköpostitse. Koska Oulun Pysäköinti Oy:n palvelujen käyttö edellyttää asiakkaan henkilötietojen käsittelyä, hyväksyy asiakas sen, että henkilötietojen käsittelyyn annetun suostumuksen peruuttaminen voi estää asiakasta käyttämästä palvelua.
Jos asiakas havaitsee, että hänen EU:n tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiaan on loukattu, on hänellä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille. Valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutettu, Lintulahdenkuja 4, PL 800, 00531 Helsinki, tietosuoja@om.fi.
13. MUUTOKSET
Rekisterinpitäjä varaa oikeuden korjata tai muuttaa tietosuojaselostetta koska tahansa, mikäli muutokset vastaavissa tietosuoja- ja yksityisyyssuojalainsäädännöissä sitä edellyttävät. Rekisterinpitäjä suosittelee asiakkailleen, että nämä tarkastavat tietosuojaselosteen säännöllisin väliajoin, jotta asiakkailla on ajantasaiset tiedot siitä, miten rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja. Mikäli muutamme tätä selostetta, tulevat muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 7.8.2024.
